Die Ausgangssituation
Vor circa 2 Jahren hatte ich die Nase voll. Ich hatte die Wahl, dass ich mir entweder 6 neue Aktenordner kaufe oder ich kümmere mich darum, dass ich meine ganzen gesammelten Papierdokumente irgendwie digitalisiert bekomme. Besonders meine Hausbank hat mich die letzte Jahre mit Kontoauszügen und allen möglichen anderen Dokumenten bombardiert. In den ganzen Aktenordnern noch irgendetwas wiederzufinden, war beinahe unmöglich. Für 6 weitere Aktenordner fehlte der Platz und vor allem die Lust. Also war die Entscheidung schnell getroffen. Die Strategie musste geändert werden.
Das Ziel
Das Ziel war es auf ein papierloses privates Büro zu erschaffen:
- mit einem überschaubaren Aufwand
- mit einer hohen Datensicherheit (kein Verlust von Daten)
- mit hohem Datenschutz.
- mit hohem Komfort
- mit Linux
Der Weg
Der Weg zum papierlosen Büro ist eigentlich nicht schwer. Wichtig ist, dass man ein paar Grundlagen schafft bevor man ernsthaft loslegt. Der Basisworkflow (Scannen, Speichern, Backup) sollte sitzen, bevor man wirklich startet. Letztendlich gibt es vier Hauptschritte zum Ziel:
- Vorbereitung der Grundlagen
- Abarbeitung der bereits angehäuften Ordner
- Kontinuierliches Abarbeiten neuer Dokumente
- Immer wieder: Optimierung des Workflows und der Tools
Hat man sich durch diese Punkte durchgekämpft, wird man gleich mehrfach belohnt:
- Mehr Platz im Büro (Ich habe aktuell nur noch zwei Aktenordner, die jeweils nur zu 1/4 gefüllt sind)
- Schnelles Auffinden von Dokumenten (spätestens bei der Steuererklärung jedes Jahr...)
- Sicherheit der Dokumente
- Weniger Arbeit & Chaos
- Kein Verblassen von Kassenzetteln (Thermopapier), Fotos und anderen Dokumenten (Tinte von Tintenstrahldrucker)
Die Schritte
Das papierlose private Büro ist bei mir nun seit circa 2 Jahren Realität und ich habe es nicht bereut.secdev
Folgende Einzelschritte werde ich hier Stück für Stück beschreiben:
- Der Scanner: Schritt 1 und Schritt 1.1
- Texterkennung (OCR) von PDFs unter Linux: Schritt 2
- Dateiformat: PDF/A & Verifikation: Schritt 3
- Dokumentenverwaltung: Die Dateistruktur, Dokumentenmanagementsysteme und die Ordnerstruktur
- Der PDF Viewer
- Die Suche mit Recoll und find
- Das Backup & Versionierung
- Leerseiten entfernen
- PDF zu PDF/A konvertieren
- Der Aktenvernichter & die Aufbewahrungspflicht
- Besser als Scannen: Gleich papierlos
- Organize - Dokumente automatisch sortieren
- Beschädigte PDFs finden und reparieren
- Der Workflow im Überblick
- Bugfix: HypoVereinsbank
- Foto-Digitalisierung
- Die Cloud
Die einzelnen Kapitel können sich im Laufe der Zeit natürlich noch ändern. Auch werden sie nicht genau in der Reihenfolge erscheinen.
Comments
No comments yet. Be the first to react!